さて、前回の記事では、オフィスのレイアウト改革担当に抜擢され、いろいろ考えましたということを皆様に共有させてもらいました。
オフィスを従来の固定席から、
フリーアドレス
に変えることは決定しました。
今回は、社内で発生しそうな問題点についてあげていこうと思います。
ちなみに私の勤務先は、メーカーなのですが、機械・制御・現地工事と一括して請け負うことができる規模の会社です。
ではどのようなトラブルが出てくるでしょうか？
・固定電話はどこに設置するか、誰が電話を取るか？
・勤怠管理はどうするのか？
・私物はどうするか？
・ネット環境はどうなるのか？
・書類の回覧はどうするのか？
・社外に提出する書類や社外から入手した受領願書類の印鑑や回覧はどうするか？
・毎日同じ席に座るようになるのでは無いか？
・コミュニケーションが活発になるのはいいが、うるさくなるのではないか？
・業績はアップするのか？業績ダウンの原因にならないか？
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他にも多々出てくるとは思いますが、簡単な議論の中で出てきたものは上のようになりました。
・固定電話はどこに設置するか、誰が電話を取るか？
日・週ごとにか何かで、電話担当の人を設け、その人は、固定電話のある席を定位置とする運用をしようと考えています。（会社として、電話をとれる人はとるという大前提はあります）
・勤怠管理はどうするのか？
ICカード式勤怠着到を導入することで社内の勤怠管理を行うこととしました。課題として、テレワークで仕事をする人の勤怠をどうするかが残っています。スカイプが導入されているので、オンラインか否か程度しか案がありません。
ICカード式の勤怠着到は自社サーバー内での処理で完結する形の方がセキュリティー上、安全性が高くなるかと思います。
・私物はどうするか？
これは、その人の荷物の量にも依存してしまいます。
私のような設計職は、設計用の資料や規格、計算書がたくさんあります。全部電子化することもできますが、ディスプレイがあと２枚余分に必要になりますし、業務効率を考えると紙面で持っておくべき資料も一定数あります。
逆に、営業職はそのような資料は手元に持っておらず、ペンやノート・消しゴムなどの文房具くらいです。
あとは、各自（特に女性）が引き出しに貯蓄しているお菓子群ですね。。。(笑）
こちらは、設計職にはキャビネットを準備し、営業職には鍵のかかるロッカーを割り当てるということとしました。
ただし、設計職も、最終的にはロッカーですべて入るよう、必要最低限に1年程度をかけて徐々に絞らせていく計画です。（汗）
キャビネットのイメージ
ロッカーのイメージ
・ネット環境はどうなるのか？
これは、WIFIを強化するしかありませんよね。すべての机に優先のコネクションを準備するのも現実的ではありませんし、頻繁に抜き差ししているとコネクタの爪が壊れてしまいます。
最低でも同時接続数300は欲しいので、電波の関係も考えますと、何台を各所に配置すれば良いのでしょうね。。。５、６台くらいにはなりそうです。
こちらは最大同時接続数が250だそうです。（驚）
・書類の回覧はどうするのか？
この問題は、自席が無くなるために発生します。
私物の件と同様の原因ですね。
実は、先ほどご紹介したロッカーのイメージ図で、取っ手部分が開口になっていました。
こちらはポストとしても機能するので、そちらに入れておくというのも一つの運用方法だと考えています。
・社外に提出する書類や社外から入手した受領願書類の印鑑や回覧はどうするか？
このような問題が発生するのは、ミスの回避と、有事の責任分散が主な理由だと思います。
部長・課長のロッカーの前に回覧ボックスのようなものを取り付け、そちらに入れるか、社内にいれば直接手渡しするというのが最適な運用だと考えています。
上はイメージですがこのような物をロッカーのドアに取り付ければ業務に支障はでなさそうです。
・毎日同じ席に座るようになるのでは無いか？
慣れないうちは、仲の良い者同士や部門長の近くに集まって座っていそうです。
これは、実際にやってみないと何とも言えませんが、ルールとしては固定席にするのはやめるよう注意を促していくしかなさそうです。
フリーアドレスにする理由は、社員一人一人が自立し、自分の仕事をコーディネートする考え方が浸透していけば、多少は改善するかなと思っております。
・コミュニケーションが活発になるのはいいが、うるさくなるのではないか？
実はフリーアドレスにした際に、集中するためのスペースとコミュニケーションをするスペースを区切りました。（どこの会社様でも大体そうしているようです）
これにより対策としておりますが、実際に試した後に、席やスペースの比率は再確認しないといけないかもしれませんね。
・業績はアップするのか？業績ダウンの原因にならないか？
我々一般会社の従業員は、営利目的の会社に勤めている会社員ですので、こちらが一番の課題になるかと思います。
こればかりは、試してみないとわかりませんね。
ある会社様の株式価格は、フリーアドレスを導入したという時期にも上がっておりませんので、効果があるかを判断する情報が不足しています。
いかがでしたでしょうか？
本記事はこれで終わりです。
レイアウト決定、オフィス家具の決定、予算と費用、書類の整理、オフィスの工事などやらなければならないことは、まだまだありますが、まずは第一歩ということです。
withコロナ時代、オフィス縮小を考えている経営者様も、その担当になった従業員の方も、このような考えがあるのだと見て、何かの足しになれば発信した意味があるかなと思います。